Какие нововведения по обмену электронными счетами-фактурами с 1 апреля 2016 года?
25 апр 2016
С 1 апреля нынешнего года действует новый регламент работы с электронными счетами-фактурами (ЭСФ). По сути, введенный регламент не только упорядочивает процедуру предоставления счета-фактуры, но и меняет его статус – теперь электронный счет-фактура приравнен в статусе к бумажному документу и может уже не в качестве эксперимента, а полноценно использоваться в обороте. Это стало возможным благодаря введению новых требований к его оформлению и подтверждению его подлинности, а также более четкому прописанию порядка его направления покупателю. Что же именно изменилось? Разберем по порядку.
1. ЭСФ можно подписывать только усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Квалифицированная электронная подпись – наиболее надежный вид электронной подписи из тех трех, что описаны в законе «Об электронной подписи». Она не только защищена с помощью кодов, как простая электронная подпись, но и максимально персонифицирована, а также содержит ряд проверочных ключей, которые указываются в квалифицированных сертификатах. Получить квалифицированную электронную подпись можно в аккредитованных удостоверяющих центрах, полный список которых есть на сайте Минкомсвязи России.
2. Персональные данные в электронной подписи должны соответствовать реквизитам в счете-фактуре. Проще говоря, от чьего лица документ составлялся, тот и должен ставить свою подпись. ФИО в документе и в данных усиленной КЭП должны быть идентичны.
3. Передачу электронных счетов-фактур нужно согласовать между всеми заинтересованными контрагентами. Т.е. нужно составить соглашение, по которому продавец и покупатель обоюдно договариваются обмениваться СФ в электронном виде. В этом же документе, кроме реквизитов сторон и подтверждения согласия на электронный документооборот, нужно указать средства обмена данными. Пропишите, услугами какого оператора вы намерены пользоваться. Важно, чтобы технические средства контрагентов были совместимыми, а между используемыми ими операторами (если они разные) было заключено соглашение об обмене данными.
4. Покупатель больше не обязан уведомлять о получении счета-фактуры.
Новый регламент обмена электронными счетами-фактурами существенно упростил процедуру подтверждения. Напомню, по правилам, действующим до 1 апреля, счет-фактуру можно было считать выставленной только после соответствующих извещений – от оператора ЭДО и от покупателя. Сейчас достаточно лишь получить подтверждение от оператора.
5. Если с электронным обменом возникли проблемы – следуйте регламенту.
Допустим, продавец направил покупателю электронный счет-фактуру, но не получил уведомление об отправке от оператора ЭДО. В этом случае нужно связаться с оператором и повторить отправку документа. Если в силу тех или иных обстоятельств сделать это невозможно, новые регламент оставляет за продавцом право выставит счет-фактуру в традиционном бумажном формате. И наоборот, покупатель не может получить ожидаемый документ. Очевидно, что об этом он, в первую очередь, извещает продавца. Если у последнего есть подтверждение об отправке электронного СФ, контрагенты сообщают о возникшей проблеме оператору ЭДО. Оператор отвечает, что не может повторить отправку – тогда продавец делает это сам. При этом исправлять счет-фактуру нужно лишь в том случае, если на момент повторной отправки произошли объективные изменения. Например, сменился сотрудник, уполномоченный в данный момент подписывать счет-фактуру.
6. Универсальный передаточный документ (УПД) тоже может быть отправлен в электронном виде.
Налоговый кодекс РФ с 2013 года допускает использование УПД. По сути, это та же счет-фактура, но в нее также включены данные первичных учетных документов (накладной). Порядок, который действует с начала апреля, распространяет свои правила и на процедуру обмена УПД. Стоит отметить, что переход на новые правила ФНС сделала постепенным. Старые форматы электронных СФ можно использовать еще в течение года – до 1 апреля 2017 г. Так что у организаций есть возможность отработать все механизмы и постепенно адаптироваться к новому регламенту и формам счета-фактуры.
------------------------------------------------------
